Digitale kluis Izimi: documenten overdragen aan erfgenamen en data laten certificeren

Ruim 250.000 Belgen openden al een Izimi-kluis om documenten veilig te bewaren en te delen met hun contacten. Data overdragen naar erfgenamen is ook mogelijk. En bovendien kan je via Izimi nu ook documenten laten certificeren door een notaris .

Gebruiksvriendelijk, veilig en strikt persoonlijk
De gratis digitale kluis Izimi is een initiatief van de Belgische notarissen. Dankzij Izimi kan je allerlei persoonlijke en vertrouwelijke documenten over jezelf en je bezittingen op een overzichtelijke manier bewaren. Denk maar aan facturen, contracten, diploma’s en waardepapieren. Je kan via Izimi ook alle akten raadplegen die je sinds 2015 voor een notaris ondertekende.
De data worden in alle veiligheid opgeslagen. Enkel jij hebt er toegang toe. Niemand kan de data inkijken, wijzigen of hergebruiken.

Bepaalde documenten delen? Dat kan!
Wil je bepaalde documenten delen met familieleden, vrienden of collega’s? Dat kan enkel als je via Izimi je uitdrukkelijke toestemming geeft. Ook met je notaris kan je data delen, bijvoorbeeld als je op punt staat om te trouwen, een woning te (ver)kopen of een eigen zaak te starten.

Documenten overdragen aan je erfgenamen
Bij een overlijden moeten erfgenamen allerlei zaken in orde brengen. Zo moeten ze zicht hebben op alle goederen en activa van de overledene. Dat is nodig om de zogenaamde aangifte van nalatenschap in te dienen. De notaris zal o.a. kopieën nodig hebben van akten, contracten, facturen en andere bewijsstukken. Via Izimi kunnen erfgenamen deze snel verzamelen.
Door tijdens je leven al je belangrijke documenten te bewaren in Izimi, bespaar je je erfgenamen heel wat kopzorgen op het moment van je overlijden.

Wat gebeurt er met je data als je overlijdt?
Standaard is voorzien dat de notaris alle documenten overdraagt aan de erfgenamen tijdens een gesprek op zijn kantoor. Slechts een deel van de documenten nalaten aan de erfgenamen is ook mogelijk. Dankzij een handig label systeem kunnen Izimi-gebruikers aangeven wat ze precies willen doorgeven. Maar ze kunnen er even goed voor kiezen om alle documenten te laten vernietigen na hun overlijden.

Documenten certificeren
Notarissen zijn bij wet gemachtigd om papieren documenten te legaliseren. Ook in een digitale context zijn notarissen bevoegd om de integriteit en de herkomst van data te waarborgen. En Izimi is daarbij een handig hulpmiddel. Izimi garandeert dat data traceerbaar zijn en niet kunnen worden gewijzigd.

Wanneer is certificeren nuttig?
De oorsprong van fondsen bewijzen, is essentieel in de strijd tegen witwassen. Notarissen kunnen documenten certificeren die ze hebben opgesteld voor een verklaring van nalatenschap , een schenking of een verkoop. Op die manier kunnen o.a. bankiers, patrimoniumbeheerders,
boekhouders of vastgoedmakelaars makkelijker voldoen aan de compliance-regels die op hen van toepassing zijn.
Via Izimi kan de notaris ook waarmerken dat de digitale kopie van een oude papieren akte identiek is aan het origineel, op voorwaarde dat de notaris de akte heeft verleden of in het bezit is van de minuten. Zo’n kopie kan gedeeld worden met bijvoorbeeld bankiers of andere notarissen, o.a. in het kader van een vastgoedtransactie.

Handig voor onderhandse overeenkomsten
De notaris kan ook een overeenkomst of een schriftelijke verklaring certificeren die in zijn kantoor wordt opgesteld en ondertekend wordt door twee partijen. Deze zogenaamde onderhandse overeenkomsten kunnen gecertificeerd worden als kopie in Izimi. Zo wordt de origine, de authenticiteit van de handtekeningen en de datum gegarandeerd en wordt elke latere wijziging vermeden.
Denk maar aan onderhandse overeenkomsten tussen samenwonende partners of de schulderkentenis tussen partners wanneer één van hen meer heeft geïnvesteerd in hun woning.

Hoe werkt het concreet?
Is er een document of data die je wil laten certificeren? Praat erover met je notaris om te bekijken of het al dan niet mogelijk is. Als de notaris je document of je data digitaal kan certificeren, zal hij deze rechtstreeks naar je Izimi-kluis verzenden. De gegevens van de certificering kunnen in je Izimi-kluis worden geraadpleegd. Indien je een gecertificeerd document deelt, kunnen de personen waarmee je dit document gedeeld hebt, de gegevens van een digitaal attest raadplegen. Zo’n attest wordt ondertekend door de notaris die borg staat voor de certificering en door de Federatie van het Notariaat die Izimi beheert. Bovendien zorgen twee zogenaamde time stamping diensten voor extra zekerheid.