Je notariële akte digitaal ondertekenen? Het kan vanaf 8 april!

Manueel je handtekening op je akte plaatsen en de vele bladzijden ervan paraferen: binnenkort is het niet meer nodig. Een wet die dit mogelijk maakt, werd afgelopen vrijdag in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. De maatregel gaat in op maandag 8 april. Een nieuwe stap in de digitalisering van het notariaat en ook goed voor het milieu.

Geen pen en papier meer
De ondertekening van een akte voor bijvoorbeeld een schenking , de aankoop van een woning of een krediet kan binnenkort op een andere manier. Alle personen die fysiek aanwezig zijn in het kantoor van eenzelfde notaris kunnen de akte waarbij ze betrokken zijn digitaal tekenen. Dit is ook mogelijk als cliënten elk bij hun eigen notaris langsgaan en ze zo samen de toelichting bij de akte volgen via videoconferentie. Het digitaal ondertekenen gebeurt met behulp van de eID of itsme.
Notaris Katrin Roggeman, voorzitter van de Federatie van het Notariaat (Fednot): “Hierdoor wordt onze manier van werken weer wat digitaler, maar tegelijkertijd blijft het persoonlijk contact essentieel. Onze cliënten duidelijk en onpartijdig advies geven, is sowieso onze kernrol. De nood aan persoonlijk advies neemt zelfs nog toe. Vandaar dat cliënten ook vaak verkiezen om naar ons kantoor te komen om hun dossier te bespreken.” 

Enkele uitzonderingen
Digitaal tekenen, kan niet altijd. Er zijn een paar uitzonderingen voorzien: zo moeten testamenten en gelijkaardige uiterste wilsbeschikkingen nog steeds met de hand worden ondertekend.
Notaris Katrin Roggeman: “Dat zijn echt wel zeer persoonlijke en vertrouwelijke akten, vandaar dat een manuele handtekening voorzien blijft.”

Je verplaatsen naar een notariskantoor is soms niet nodig
Er zijn ook al enkele akten waarvoor het niet meer nodig is om fysiek langs te gaan bij een notariskantoor. Dit geldt voor alle volmachten en de vennootschapsakten. De bespreking en ondertekening gebeurt via videoconferentie. Deze mogelijkheid bestaat sinds 2020 voor de volmachten, sinds 2021 voor de oprichtingsakten en sinds 2023 voor de overige vennootschapsakten.

Wat als je niet wil of kan digitaal ondertekenen?
Indien niet alle partijen elektronisch willen of kunnen tekenen, zal ofwel nog volledig op papier gewerkt worden. Ofwel zal de partij die niet elektronisch wil of kan tekenen, een volmacht kunnen geven aan een medewerker van zijn notaris om in zijn plaats elektronisch de digitale akte mee te tekenen.

Akte op papier? Of liever in je digitale kluis
Wie dat wenst, kan nog steeds een papieren kopie van zijn akte mee naar huis nemen.
Notaris Katrin Roggeman: “Maar het kan nog veel eenvoudiger en milieuvriendelijker. Iedereen kan achteraf zijn akte ook terugvinden op de site of de app van Izimi, de digitale kluis die het notariaat gratis aanbiedt aan elke Belgische burger. Zo’n kluis aanmaken, kan heel makkelijk op https://www.izimi.be/nl/.”