Je akte op afstand? Dat kan dankzij de digitale volmacht

Je akte voor je woning, je huwelijk of je bedrijf in orde brengen terwijl je veilig thuis blijft? Dat kan sinds kort met de digitale volmacht. Met deze notariële akte geef je aan een medewerker of vertrouwenspersoon die op het notariskantoor aanwezig is de toestemming om je akte te tekenen. Informeer je bij de notaris !

Waarom moet ik eerst een volmacht in orde brengen voor ik mijn ‘eigenlijke’ akte kan regelen?

Notariële akten zijn belangrijke en persoonlijke documenten. Iemand kan een akte slechts in jouw plaats tekenen, als hij of zij hiervoor op voorhand de toestemming of het mandaat heeft gekregen. Dat gebeurt met een zogenaamde authentieke volmacht.

Sinds kort kan je deze volmacht op afstand in orde brengen, via een videoconferentie en door een elektronische handtekening te plaatsen.

Hoe verloopt de online vergadering met de notaris?

In een eerste stap brengt de notaris je digitale authentieke volmacht in orde. Die is immers nodig om je eindakte (de akte waarvoor je beroep doet op de notaris zoals een aankoopakte, oprichtingsakte , schenking … ) te tekenen. De notaris zal je op voorhand een handleiding bezorgen zodat je weet hoe de online vergadering zal verlopen.

Aangezien de digitale volmacht een akte is, moet je rekening houden met deze punten:

• De notaris zal je adviseren over de inhoud zodat je goed weet en begrijpt wat je elektronisch zal ondertekenen. De notaris zal de volmacht dus duidelijk toelichten.

• Heb je vragen? Dan kan je ze gewoon stellen tijdens de videoconferentie, alsof je op het notariskantoor zou zijn.

• Ook bij de digitale volmacht moet je persoonlijk ‘verschijnen’ voor de notaris. Alleen zal dit verschijnen nu online gebeuren via videoconferentie. De notaris moet je te allen tijde kunnen zien en horen. Neem hiervoor je voorzorgen voor de bespreking begint.

• Jij en de notaris ondertekenen beiden de digitale volmacht elektronisch via je eID en bijhorende pincode. In een latere fase zal dat ook via de Itsme-app kunnen.

In een tweede en meteen ook laatste stap zal een door jou aangewezen vertrouwenspersoon (die zich wel mag of wil verplaatsen) of een medewerker op kantoor de ‘eindakte’ in jouw plaats ondertekenen.

Dankzij één voorafgaande digitale stap kan je met andere woorden veilig thuis je aankoopakte, schenking, huwelijkscontract… regelen.

Wat heb ik nodig om mijn akte in orde te brengen?

Om de digitale authentieke volmacht in orde te brengen, moet je beschikken over:

• een pc met internetverbinding;

• een eID naar Belgisch recht, met pincode en een kaartlezer. In een latere fase zal je ook de itsme ID app (met pincode) kunnen gebruiken voor op je smartphone.

• een webcam, bijhorende micro en luidsprekers voor audioverbinding. Zoals bij iedere notariële akte moet de notaris je immers op elk moment kunnen zien en horen.

• een besturingssysteem en webbrowser die opgenomen is in de lijst van ondersteunde systemen.

Ben je niet zeker van het gebruik van je eID? Doe vooraf een test via de website van de Belgische overheid (https://eid.belgium.be/en). Daar bestaat een ‘Test login’ (links als op je scherm kijkt). Op deze pagina kan je je pincode ingeven en testen of het werkt.

Is het op afstand tekenen even ‘veilig’ als het tekenen van een akte op het notariskantoor?

Ja! De digitale volmacht is een authentieke akte en heeft dus een bijzondere bewijswaarde. De eindakte die de aangeduide vertrouwenspersoon of notarismedewerker op kantoor in jouw plaats tekent, is en blijft geldig. De akte waarvoor je beroep doet op de notaris zal veilig getekend worden, met alle waarborgen die eigen zijn aan notariële akten. De notaris zal ook zorgen voor de registratie van deze akte.

Kan ik alle akten regelen aan de hand van zo’n digitale volmacht?

De overgrote meerderheid van de akten kan je regelen via de digitale volmacht. Maar voor sommige akten kan je geen volmacht geven aan iemand anders. Dat komt door de strikt persoonlijke aard van sommige akten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een testament .

Kan je ook een zorgvolmacht op afstand regelen?

Corona laat ons allen nadenken over onze gezondheid en die van onze naasten. Vooral voor de momenten waar het minder goed gaat. De zorgvolmacht is een handig instrument waarmee je op die moeilijkere momenten kan anticiperen. Een zorgvolmacht is op zich al een authentieke volmacht. Je kan deze dus ook gewoon digitaal regelen vanop afstand, onder dezelfde voorwaarden als hierboven beschreven. De notaris zal je ‘digitale’ zorgvolmacht registeren in een centraal register.